Három szereplő, három világ – és egyetlen döntő tényező

Egy ERP-bevezetés minden vállalatnál érzékeny pillanat. Nemcsak folyamatok, hanem status quo-k, hatáskörök és megszokott minták mozdulnak ki a helyükről. Ilyenkor különösen fontos, hogy ki segíti a projektet: ki az, aki megérti a működést, képes közvetíteni a vitákban, és végül úgy ad át egy rendszert, hogy a vállalat valóban előrébb legyen.

A kérdés azonban gyakran félrevezető formában jelenik meg:

„Ki legyen a tanácsadó? Az értékesítő? A belső ember? Egy külsős?”

Valójában nem a szerep a lényeg, hanem az, hogy ki mennyire felkészült.
Ahhoz azonban, hogy ezt belássuk, érdemes pontosan megérteni, kik is a szereplők, és milyen előnyöket vagy épp veszélyeket hordoznak.

1. Az ERP-szállító értékesítője

A kereskedelmi logika képviselője

A legtöbb ERP-projektben ő az első arc, akivel találkozunk. Általában határozott, meggyőző, jól felkészült az ERP csomag értékesítési oldalából.

Előnyök

• Kiválóan ismeri a rendszer moduljait, licencelését, csomagopcióit.
• Gyorsan fel tudja mérni, mely funkciók tartoznak a standardba.
• Hatékony abban, hogy a döntéshozók számára átlátható keretrendszert teremtsen.

Hátrányok

• Elsődleges motivációja a szerződés megszületése.
• Nem az ő feladata rávilágítani a rendszer korlátaira.
• Gyakran túlzott ígéreteket tesz („megoldjuk, fejlesztjük, paraméterezhető”).
• A bevezetés elindulásával a projektből tipikusan távozik.

Miben tud valódi értéket adni?

Ott, ahol stratégiai döntésekhez gyors, kereskedelmi szempontú információ kell.

Hol jelent kockázatot?

Ott, ahol mély folyamatismeret, objektív rendszerértékelés vagy reális elvárások kialakítása szükséges.

2. A belső munkatárs

A helyismeret és a mindennapi működés bajnoka

Ő az, aki a legjobban ismeri a cég működését. Tudja, hol akad el a logisztika, hogyan mennek a bizonylatok, mikor érnek rá a kollégák, és mi működik valójában a gyakorlatban.

Előnyök

• Részletesen ismeri a belső folyamatokat, rutinokat és kivételeket.
• Gyorsan felismeri, ha egy megoldás nem illeszkedik a valós működéshez.
• A felhasználók nyelvén beszél, érti a szervezet kulturális sajátosságait.

Hátrányok

• Sokszor védi a megszokott, akár elavult rutinokat.
• Hajlamos saját osztálya érdekeit a rendszer egészének érdekei fölé helyezni.
• Nehezen tud elszakadni az „eddig így volt” gondolkodástól.

Miben tud valódi értéket adni?

A gyakorlati működés értékelésében, problémák felismerésében és realitások becsatornázásában.

Hol jelent kockázatot?

Amikor integrált szemléletre, új működés kialakítására vagy változásmenedzsmentre van szükség.

3. Az ERP-tanácsadó

A szakmai fordító az üzlet és az informatika között

A tanácsadó az a figura, aki két világ között mozog: érti a működési folyamatokat, és érti az ERP-rendszer logikáját. Ő áll az értékesítő ígéretei és a belső igények között.

Előnyök

• Képes üzleti nyelven megérteni a problémát, majd IT-nyelven lefordítani.
• Rálátása van arra, hol kell nemet mondani egy igényre – és miért.
• Folyamatszemlélettel dolgozik, nem csak részfeladatokkal.
• A döntései hosszú távú működést alapoznak meg.
• Kapcsolja, koordinálja és értelmezi a vitás helyzeteket.

Hátrányok

• Szállítói tanácsadóként sérülhet az objektivitása.
• Független tanácsadóként nem biztos, hogy bitpontosan ismeri az adott ERP-t.
• Ha nincs meg a tekintélye, könnyen felülírják.
• A tanácsadói kompetenciaszint a piacon nagyon vegyes – óriási a szórás.

Miben tud valódi értéket adni?

A projekt egészének logikai integrálásában: folyamatokban, döntési keretekben, prioritásokban.

Hol jelent kockázatot?

Ha tapasztalatlan vagy felszínes: ilyenkor inkább összekeveri, mintsem összerendezi a folyamatokat.

Összehasonlító táblázat

Szempont	ERP-értékesítő	Belső munkatárs	ERP-tanácsadó
Erősségek	Jól ismeri a licencmodellt és a modulokat, gyors kereskedelmi döntéstámogatás	Valós működés mély ismerete, gyakorlati visszajelzések	Folyamatszemlélet, rendszerlogika, üzlet–IT fordító szerep
Gyenge pontok	Túlígérés, korlátok elhallgatása, projektből való eltűnés	Rutinokhoz kötődés, részleges szemlélet, osztályérdekek	Tekintélyfüggő, rendszerváltozónként eltérő mélyismeret, heterogén kompetenciaszint
Motiváció	Szerződéskötés, árbevétel, gyors lezárás	Stabilitás, megszokott működés fenntartása	Működő rendszer átadása, folyamatok racionalizálása
Legnagyobb értéke	Döntés-előkészítés, csomagok átlátható bemutatása	A valódi működés és kivételek pontos ismerete	Összekapcsolni a részlegeket és a rendszerlogikát, felszámolni az értéket nem teremtő lépéseket
Legnagyobb kockázata	Nem reális elvárásokat alakít ki az ügyfélben	Megakadályozhatja a szükséges vállalati átalakításokat, változásokat	Ha nincs tekintélye, könnyen felülírják; ha felkészületlen, hibás folyamatot betonoz be
Mikor hasznos?	A projekt előtti döntési fázisban	Igényfelmérésnél, napi működés validálásánál	A teljes bevezetés során, különösen a folyamat- és rendszertervezésnél, vállalati érték-modell alkotásnál
Mikor nem ajánlott?	Mély folyamatértelmezésnél, korlátok feltárásánál, ha nem értette meg a vállalat működését	Új folyamatok kialakításánál, integrált szemléletnél	Ha nincs rendszerismeret vagy nincs szervezeti támogatása, nincs holisztikus szemlélete, nem értette meg a vállalat működését

Konklúzió

A szerep önmagában semmit nem garantál. A felkészültség viszont mindent.

Ebben a háromszögben könnyű lenne kijelenteni, hogy a tanácsadó „a legjobb választás”, a szállítói oldal „elfogult”, a belső ember pedig „ellenálló”. A valóság azonban ennél jóval árnyaltabb.

• Egy szállítói tanácsadó kiváló lehet, ha képes objektíven kezelni a projektet.
• Egy belső munkatárs lehet a projekt motorja, ha nyitott és rendszerszintűen gondolkodik.
• Egy független tanácsadó is lehet gyenge láncszem, ha nincs elég rendszerismerete vagy tekintélye.

Nem a szerepkör minősít, hanem az előrelátás, a tudás, az integrált szemlélet és a következetes döntési keret.

A sikeres ERP-bevezetés nem attól függ, ki milyen címkével vesz részt a projektben, hanem attól, hogy ki rendelkezik azzal a felkészültséggel, amely a rendszer működőképességét hosszú távon is biztosítja.