Az ERP bevezetés első szakasza mindig az alapozó diagnózis, amely két nagy pillérből áll: a jelenlegi működés feltárása és az üzleti igények validálása. Ehhez a legmegfelelőbb ember az, aki ért az üzlethez, tudja mi az a lean, és ért az informatikához, de nem érti, illetve nem ismeri a cégedet. Így minden egyes folyamatot meg kell ismernie, értenie.
A feltérképezési sorrend és logika így néz ki:
1. Jelenlegi folyamatok feltérképezése
- Pontosan rögzíted, hogyan működik ma a vállalat: lépések, döntési pontok, felelősök, adatok, dokumentumok, időzítések.
- Cél: megérteni a valós működést és folyamatokat, nem pedig azt, amit „papíron” csinálnak.
2. A hibák, torzulások, párhuzamosságok és visszacsatolási hiányok azonosítása
- Itt derül ki, hol folyik ki a pénz, hol lassul a termelés vagy a logisztika.
- Ezeket még nem javítod, csak strukturáltan összegyűjtöd, de már megjelölöd a kérdéses részeket.
3. Jövőbeni igények és stratégiai célok tisztázása
- Mit akar az üzlet középtávon? Milyen mutatón akarnak javítani?
- Növekedés? Gyorsabb átfutási idők? Pontosabb költségszámítás? Jobb minőségellenőrzés?
Ezek nélkül a rendszer rossz irányba optimalizálna.
4. A folyamatok előzetes kiigazítása
- Az ERP nem „foltoz”, hanem rendszerez.
- A jövőbeni logikát úgy alakítod ki, hogy:
- átlátható,
- mérhető,
- automatizálható,
- kontrollálható
legyen.
5. Üzleti validáció
- Minden érintett területtel (pénzügy, logisztika, termelés, értékesítés, minőség stb.) megerősítteted, hogy a tervezett működés megfelel az igényeiknek és a vállalati stratégiának.
- Ez a fázis egy „előzetes szerződés”: mindenki érti és elfogadja, hogy a kívánt ERP így fog működni.
6. Kritikus adatok feltérképezése és adatminőségi audit
- Mi kerül az ERP-be?
- Mi a jelenlegi adatminőség állapota?
- Mi tisztítandó, mi építendő újra?
7. Projekt-kockázatok beazonosítása
- szervezeti ellenállás,
- hiányos adatok,
- túlterhelt kulcsemberek,
- alulbecsült időigény.
Ezeket előre kell kezelni, különben a bevezetés elakad.
Feladat összefoglaló
Feltárni, értelmezni, majd átalakítani a meglévő folyamatokat, és ezután validálni az üzleti elvárásokat. Az ERP-bevezetés nem technikai, hanem elsősorban szervezeti és üzleti racionalizálási feladat. Megfelelő beszállító kiválasztása optimális esetben sokkal nagyobb üzleti előnnyel jár, mint a bekerülési költség. Mitől függ, hogy ez nálad megvalósul? A ráfordított munkaórák számának drasztikus csökkenésétől, a folyamatok minőségjavulásától.